Como redactar un mensaje

3927 7 julio, 2021

La redacción de un mensaje de correo electrónico, es el proceso fundamental sobre la cual se basa la comunicación clara entre los interesados; por tanto, es de vital importancia que dicha redacción sea la más adecuada.

Por ello, es necesario tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:

  • Asunto: Debe ser claro, directo y compacto.

Ejemplo correcto: 

    • Solicito habilitación de correo institucional para personal nuevo de RR.HH.

Ejemplos incorrectos:

    • Nuevo correo institucional de RR.HH.
    • La oficina de RR.HH. tiene nuevo personal y necesitamos que tenga un correo electrónico con su nombre.

 

  • Cuerpo: Para redactar el cuerpo de un mensaje de correo electrónico, debemos tener en cuenta las siguientes consideraciones:
    • Debe exponer el tema a tratar de forma clara y resumida.
    • Si se necesita añadir información muy importante pero extensa, se debe hacer uso de los adjuntos.
    • El mensaje debe ser redactado con un lenguaje natural y cálido sin perder su formalidad.

 

Ejemplo correcto:

    • Buenos Ing. Juan:

La unidad de Recursos Humanos solicita la habilitación de cuenta de correo institucional para el Sr. Marcos Torres Morales con DNI 45859658 cuya modalidad de contrato es CAS quien se desempeñará como Asistente Administrativo de esta dependencia.

 

Ejemplo incorrecto:

    • Buenos días Ing. Juan Carlos Martínez Luyo:

Debido a los resultados de la última convocatoria donde ha salido ganador el Sr. Marcos Torres Morales quien se desempeñará como Asistente Administrativo en la Oficina de Recursos Humanos, solicitamos que se le apertura una cuenta de correo electrónico institucional ya que dentro de sus funciones está el de remitir documentación a todas las dependencias relacionadas con esta oficina para así viabilizar la gestión administrativa dentro de la Municipalidad Provincial de Huamanga.

Para efectos de cualquier duda, añadimos a la misma el contenido del contrato celebrado con el Sr. Marcos.

CONTRATO ADMINISTRATIVO DE SERVICIO …

 

  • Destinatario principal (PARA): Es de vital importancia, determinar la persona a quien va dirigido el mensaje de correo electrónico, ya que es la persona sobre la cual recae la responsabilidad de la misma.

Importante:

Debe ir dirigido directamente a la(s) persona(s) que deberá llevar a cabo la acción que se está indicando.

  • Con copia (CC): Es importante incluir a las personas implicadas con el proceso que refiere el mensaje de correo electrónico, con la finalidad de que estos tengan conocimiento de la misma o intervengan en algún momento del proceso.

 

  • Adjuntos: Si desea enviar documentación necesaria que esté relacionada con el proceso, adjunte los archivos con un tamaño máximo de 25MB.